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Wie füllt man einen Briefumschlag aus: Infos und praktische Hinweise
Früher oder später passiert es jedem: Ein Papierbriefumschlag mit einer Mitteilung muss verschickt werden. Unabhängig davon, ob der Inhalt des Umschlags wichtig ist oder nicht, damit er sein Ziel erreicht, müssen Vorder- und Rückseite des Umschlags ordnungsgemäß ausgefüllt und der Briefumschlag mit der richtigen Briefmarke versehen werden.
In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt und in knapper, aber detaillierter Form, welche Daten und Informationen vor dem Versand auf den Briefumschlag geschrieben werden müssen und wie man es richtig macht.
Fangen wir gleich an.
Der Briefkopf eines Briefumschlags: Absender und Adressat
Der Briefkopf eines Briefumschlags ist einfach.
Die Daten des Absenders (der den Brief abschickt) und des Empfängers (der den Brief erhält) müssen deutlich auf dem Briefumschlag angegeben werden, damit die Post ihn zustellen kann.
Auf der Rückseite des Umschlags (der verschlossen und geklebt werden muss) müssen die Daten des Absenders und auf der Vorderseite die Daten des Empfängers eingetragen werden.
Der ausgefüllte Umschlag ist dann bereit für die Post und den Versand.
Doch schauen wir uns anhand von praktischen Beispielen genauer an, wo und wie diese Daten eingetragen werden müssen.
Ausfüllen eines Briefumschlags: die Rückseite
Um einen Briefumschlag auszufüllen, müssen Sie die Daten auf beide Seiten des Umschlags schreiben.
Die Rückseite des Briefumschlags ist die Seite, die verschlossen und verplombt wird, mit der typischen Klappe, die geklebt wird. Genau auf die Oberfläche der Klappe muss die Adresse des Absenders, d. h. der Person, die den Brief verschicken will, geschrieben werden.
Um den Briefumschlag zu vervollständigen, muss die Adresse des Absenders enthalten sein:
- Vollständiger Name des Absenders des Briefes
- Wohnanschrift
- Postleitzahl
- Land und Provinzkürzel
Die Absenderadresse kann in einer einzigen horizontalen Zeile geschrieben werden, wie in der Abbildung unten zu sehen ist.
Sie können die Absenderadresse auch in drei verschiedenen Zeilen schreiben, von oben nach unten, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.
Es ist aus zwei Gründen wichtig, die Daten des Absenders fehlerfrei zu schreiben.
Der erste Grund ist, dass die Person, die den Brief erhält, sie lesen kann und sofort weiß, wer den Brief geschickt hat und woher er kommt.
Der zweite Grund ist, dass die Post den Brief an die Adresse des Absenders zurückschickt, wenn sie ihn dem Empfänger nicht zustellen kann.
Füllen eines Briefumschlags: die Vorderseite
Nachdem die Rückseite des Briefumschlags mit den Daten des Absenders ausgefüllt wurde, müssen die Daten des Empfängers eingetragen werden.
Die Adresse des Empfängers muss auf der Vorderseite stehen, wo auch die Briefmarke angebracht werden muss. Um einen Briefumschlag korrekt zusammenzustellen, muss die Vorderseite die folgenden Elemente enthalten:
- Briefmarke (oben rechts)
- Möglicher Priority-Mail-Stempel (oben links)
- Vollständige Adresse des Empfängers (unten rechts)
In der Abbildung unten sehen Sie genau, wo Sie die Briefmarke anbringen und wo Sie die Adresse des Empfängers auf den Umschlag schreiben müssen.
Die Anschrift des Empfängers muss so vollständig wie möglich sein und möglichst genaue Angaben enthalten, um die Zustellung des Briefes zu erleichtern.
Aus diesem Grund kann die Anschrift des Empfängers ausführlicher sein und Folgendes enthalten
- Vor- und Nachname des Empfängers
- Vollständige Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ortsname, Provinzkürzel)
- Staat, in dem der Empfänger ansässig ist (falls im Ausland)
- Überschriften und Titel
- Zusätzliche Informationen (Name oder Nummer des Gebäudes, Innenausstattung, Treppenhaus)
- Telefon-Nummer
Klassischer Briefkopf, Titel und Anrede, Vertraulichkeit: an wen der Brief gerichtet ist
Bei der Zusammenstellung eines Briefumschlags ist es sinnvoll, die richtige Überschrift, Höflichkeitsformeln und Titel auf den Briefumschlag zu schreiben.
Diese dienen dazu, deutlich zu machen, an wen der Brief adressiert ist, dies in angemessener Weise zu tun und den Grad der Förmlichkeit und Vertraulichkeit der Korrespondenz zu zeigen.
Klassische Kopfzeile
Bei Briefen an Personen, die nicht zur Familie oder zu Freunden gehören, empfiehlt es sich, dem Namen des Empfängers eine Kopfzeile voranzustellen. Der Grund dafür ist, dass wir uns aus geschäftlichen, juristischen, bürokratischen usw. Gründen an diese Personen wenden.
Sehen wir uns einige praktische Beispiele für Kopfzeilen an.
Wenn ein Unternehmen einen Brief verschickt und sich an einen seiner Kunden wendet, stellt es normalerweise den Namen des Empfängers vor den Briefkopf:
- Sehr geehrte(r) (wenn an einen Mann oder eine Frau gerichtet)
- Sehr geehrte(r) (wenn an ein Unternehmen adressiert)
Dies ist die klassische Kopfzeile, die allein ausreichen kann, um den Adressaten, den wir auf dem Umschlag angeben, zu “köpfen” (d. h. ihm das Eigentum an dem Brief zuzuweisen).
Diese Standardkopfzeile reicht aus, um anzugeben, an wen wir den Brief senden.
Wenn wir den Brief jedoch an eine berechtigte Person senden, ist es ratsam, den jeweiligen Titel oder die berufliche Position, die der Empfänger innehat, hinzuzufügen. Vor allem, wenn es sich um eine förmliche, berufliche Ansprache handelt.
Titel und Amt des Empfängers
Es ist üblich, neben der Überschrift auch den Titel des Empfängers anzugeben, um ihn besser zu qualifizieren.
Wenn die Person mehrere Titel trägt, ist es eine gute Regel, den wichtigsten zu wählen.
So haben wir, in aufsteigender Reihenfolge
- Herr oder Frau
- Arzt (für Arzt und Ärztin)
- Notar, Rechtsanwalt, Ingenieur, Architekt, Professor usw. (je nach Beruf)
- Honourable (wenn der Brief an einen Politiker gerichtet ist)
- Eminenz oder Exzellenz (wenn der Brief an eine religiöse Autorität gerichtet ist)
Ein konkretes Beispiel für eine Kopf- und Titelangabe ist:
Sehr geehrter Herr Rechtsanwalt Max Muster
MusterStraße 1
12345 Musterstad
Angabe des Vertraulichkeitsgrades des Briefes
Enthält das Schreiben sensible Daten oder Informationen, die ausschließlich dem Adressaten vorbehalten sind, empfiehlt es sich, dies im Schreiben anzugeben.
Denn oft gelangt die Korrespondenz über andere Personen in die Hände des Empfängers.
Aus diesem Grund werden Formeln verwendet:
- Zu Händen von
- C/O (steht für “care of” und bedeutet “Lieferung durch”)
Diese beiden Formeln weisen auf einen unterschiedlichen Grad der Vertraulichkeit des Schriftverkehrs hin.
“Zu Händen von”: wenn der Brief von anderen Personen als dem Adressaten gelesen werden kann
Diese Formulierung wird verwendet, wenn ein Brief an eine Person geschickt wird, die für ein Unternehmen oder eine Organisation arbeitet.
Der Brief wird in den Geschäftsräumen des Unternehmens zugestellt und dem Adressaten intern von anderen Personen übergeben.
Diese Formel wird verwendet, wenn der Inhalt des Briefes nicht persönlich ist und daher von anderen Personen vor oder neben dem Adressaten gelesen werden kann.
In diesem Fall wird sie vor dem Namen des Empfängers angegeben:
Sehr geehrtes Unternehmen Fortunati S.p.a.
Zu Händen von Herrn Mario Rossi, Rechtsanwalt
Via Dei Prati 32, Trapani
POSTLEITZAHL 32000
Gebäude E
Innenbereich 4C
“C/O”: wenn der Brief nur vom Empfänger gelesen werden kann
Diese Formel wird verwendet, wenn ein Brief an ein Unternehmen oder eine Organisation geschickt wird, in dem/der der Empfänger arbeitet, oder an eine Privatwohnung, in der er/sie wohnt, aber keine genaue Adresse oder Privatanschrift in seinem/ihrem Namen hat. Wenn es sich um einen rein persönlichen Brief handelt, der nur vom Empfänger gelesen werden soll, verwenden wir “C/O”, um dies förmlich anzugeben.
Auch wenn der Brief von anderen Personen entgegengenommen und bearbeitet wird, zeigt das “C/O” an, dass nur der Adressat befugt ist, den Umschlag zu öffnen und zu lesen. Die Zustellung des ungeöffneten Umschlags erfolgt durch die unmittelbar nach dem “C/O” angegebene Person.
In diesem Fall würden die Empfängerdaten wie folgt lauten:
Sehr geehrter Herr Rechtsanwalt Mario Rossi
C/O Ditta Fortunati S.p.a.
Via Dei Prati 32, Trapani
POSTLEITZAHL 32000
Gebäude C
Innenbereich 4C
Streng vertraulich
Sollte der Briefumschlag sehr persönliche oder sensible Informationen enthalten, können Sie in der unteren rechten Ecke unter der Adresse des Empfängers “streng vertraulich” oder “persönlich” schreiben.
Damit wird jedem, der den Brief in die Hand nimmt, klar, dass er vertraulich ist und bis zur Zustellung nicht geöffnet oder manipuliert werden darf.
Kauf von personalisierten Geschäftsumschlägen
Nachdem Sie nun alle Hinweise zum vollständigen Ausfüllen eines Briefumschlags kennen, können Sie sich auf die Art des Briefumschlags konzentrieren, den Sie verwenden möchten.
Wenn Sie selbständig sind, ein Unternehmer oder ein Unternehmen sind, sollten Sie personalisierte Briefumschläge verwenden, auf denen Ihre Marke und Ihr Logo deutlich zu erkennen sind.
Ein individuell gestalteter Briefumschlag vermittelt zum einen sofort den Eindruck von Seriosität und Zuverlässigkeit, zum anderen können Sie den Absender des Briefes sofort erkennen.
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