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Wer freiberuflich arbeitet oder ein Designunternehmen leitet weiß, dass die termingemäße Lieferung eines Designauftrags entscheidend ist, um seinen guten Ruf zu wahren. Wenn viel zu tun ist und mehrere Aufträge hereinkommen, ist eine gute Organisation wichtig, um jeden Auftrag korrekt abzuwickeln. Das hilft Ihnen nicht nur, sicherzustellen, dass Sie jeden Auftrag pünktlich liefern, sondern reduziert auch den Stress bei der Arbeit.
Festen Wunschtermin des Kunden erfragen
Bevor Sie sich zur Lieferung an einem bestimmten Termin verpflichten, rechnen Sie vom Wunschtermin des Kunden zurück, um sich Ihre Zeit richtig einteilen zu können. So sollten Sie beispielsweise ermitteln, wie lange es dauert, den Auftrag zu drucken, sowie die für Fotografien oder andere externe Dienstleistungen benötigte Zeit berücksichtigen. Versuchen Sie, mit dem Kunden einen Zeitpunkt festzulegen, zu dem er Ihnen alles weitere Material, das Sie benötigen, bereitstellt, wie z. B. den Text für das Projekt. Anschließend können Sie ermitteln, wie viel Zeit Sie – einschließlich Margen für Änderungen und Kundenabnahme – benötigen. Besonders wichtig ist dies bei straffen Zeitplänen mit festem Abgabetermin wie z. B. das Datum einer Ausstellung, für die Ihr Auftrag angefertigt wird.
Einen Zeitpuffer einplanen
Versuchen Sie, für den Fall, dass es etwas nicht nach Plan verläuft, einen Zeitpuffer einzubauen. Manchmal werden Dateien beschädigt oder das Einarbeiten von Änderungswünschen des Kunden dauert länger als angenommen. Daher ist es besser, zunächst um eine etwas längere Frist zu bitten, und den Kunden dann mit einer früheren Lieferung zu überraschen, als umgekehrt.
Eingehende Aufträge nummerieren
Nummerieren Sie eingehende Aufträge systematisch. Das mag banal klingen, aber ich kenne freiberufliche Designer, die das nicht tun. Ich verwende dafür ein physisches Auftragsbuch. In meinem Fall ist das ein gebundenes DIN A4-Notizbuch, in das ich mithilfe eines Lineals mehrere Spalten einzeichne. In die erste Spalte kommt das Datum, in die nächste meine eigene Auftragsnummer, dann der Kundenname und danach die Auftragsbeschreibung (dort merke ich auch den Auftragswert an). In die letzte Spalte kommt das Rechnungsdatum. So kann ich ganz einfach nachprüfen, ob ich einen Auftrag bereits abgerechnet habe oder noch nicht. Wenn Sie möchten, dass Ihr Auftragsbuch etwas formaler aussieht, können Sie es auch digital gestalten und ausdrucken. Natürlich können Sie zu diesem Zweck auch eine Tabellenkalkulation verwenden oder nach einer App suchen, mit der etwas in der Art möglich ist.
Zeitplanung und To-do-Listen
Sobald Sie den Auftrag eingetragen haben und die Lieferfristen kennen, müssen Sie das Projekt in die Zeitplanung Ihrer sonstigen Projekte integrieren. Dafür gibt es viele verschiedene Methoden, angefangen von Stift und Papier bis hin zu Apps. Als ich anfing, freiberuflich zu arbeiten, druckte ich mir einfach eine Liste aus, auf der oben alle meine Aufträge eingetragen waren. Anschließend trug ich für jeden Wochentag den Auftrag ein, an dem ich zu arbeiten hatte. Wenn ein neuer Auftrag hereinkam, notierte ich diesen auf der Liste. Am nächsten Tag änderte ich meine Liste, fügte den neuen Auftrag hinzu und löschte die abgeschlossenen Aufträge. Das klingt jetzt etwas antiquiert, aber für mich hat es gut funktioniert und irgendwie mag ich die Unmittelbarkeit dieser Methode.
Inzwischen habe ich auch verschiedene Apps ausprobiert. Die Erste hieß „Things“ (Mac und iOS), die ich zwar empfehle, aber sie ist etwas kostspielig, wenn man sie sowohl auf dem Desktop-Computer als auch mobil verwenden möchten. Ich habe jetzt zu Todoist gewechselt (Mac, PC, iOS, Android, Browser). Die Anwendung ist ähnlich und es gibt sowohl kostenlose als auch Premium-Versionen, je nach Anforderungen. Zudem hat diese App den Vorteil, dass Sie bei Gemeinschaftsprojekten anderen Personen Aufgaben zuteilen können, sofern Ihre Kollegen auch Todoist verwenden.
Todoist ermöglicht es auch, Projekte in einzelne kleine Aufgaben aufzuteilen und sich wiederholende Aufgaben zu planen, was vor allem bei wiederkehrenden Projekten nützlich ist. Bei der Premium-Version können Sie auch Erinnerungen einstellen, die an Ihr Smartphone oder Ihre E-Mail-Adresse gesendet werden. So behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte.
So viel Vorarbeit leisten wie möglich
Wenn die Frist für einen Auftrag knapp berechnet ist, versuchen Sie, so viel Vorarbeit wie möglich zu leisten, bevor Sie alle Elemente vom Kunden erhalten. Sie können beispielsweise den Stil des Dokuments genehmigen lassen, indem Sie Lorem ipsum verwenden, bevor der einzufügende Text vom Kunden fertiggestellt ist. Außerdem können Sie ein Inspiration-Board erstellen und nach Stockfotos oder Illustrationsstilen suchen, bevor Sie alle Materialien vom Kunden erhalten.
Dem Kunden Fristen setzen
Wenn der Zeitplan für einen Auftrag sehr knapp ist, sollten Sie Ihrem Kunden schriftlich mitteilen, bis wann Sie alles Erforderliche von ihm benötigen, um den Designauftrag pünktlich liefern zu können. Das muss nichts Formelles sein, eine einfache E-Mail mit der Angabe des spätesten Termins ist ausreichend. Es ist zwar möglich, ggf. eine Nachtschicht einzulegen, aber der Idealfall ist das nicht.
Holen Sie sich Hilfe, wenn Sie sie benötigen
Wenn Sie glauben, dass Sie die Arbeit nicht in der vorgesehenen Frist schaffen können, sollten Sie sich Hilfe holen. Wenn beispielsweise viele Photoshop-Ausschnitte vorzunehmen sind, könnten Sie diese Arbeit extern vergeben und solange an den Konzepten arbeiten. Eine andere Option wäre, die Arbeit mit einem befreundeten Designer Ihres Vertrauens zu teilen.
Kommunikation mit dem Kunden aufrechterhalten
Das ist eigentlich selbstverständlich, aber es ist wirklich wichtig, die Kommunikation mit Ihrem Kunden aufrechtzuerhalten. Wenn Sie darauf warten, dass der Kunde Ihnen Dateien schickt, und Sie diese nicht erhalten, fragen Sie nach. E-Mails können verloren gehen oder in einem Spam-Ordner landen. Daher ist es besser nachzufragen, als einfach anzunehmen, dass der Kunde sich verspätet. Wenn er die Dateien allerdings noch nicht gesendet hat, lohnt es sich, ihn an bestimmte wichtige Fristen für den Druck etc. zu erinnern. Ihr Kunde arbeitet möglicherweise an vielen Projekten gleichzeitig und es kann passieren, dass er nicht denselben Überblick über die Fristen Ihres Projekts hat wie Sie.
Zuverlässige Dienstleister (z. B. Druckerei) beauftragen und zusätzliche Zeit einplanen
Wenn der Zeitplan knapp ist, sollten die Druckerei und anderen Dienstleister, die Sie beauftragen, erfahrungsgemäß zuverlässig sein und pünktlich liefern. Falls Sie bisher solche Arbeiten noch nicht vergeben haben, fragen Sie nach Empfehlungen und lesen Sie sich Online-Rezensionen durch. Manche Online-Druckereien verlangen zudem einen Aufpreis für Eilaufträge. Planen Sie, wenn möglich, etwas zusätzliche Zeit für externe Dienstleistungen ein, über die Sie nicht die komplette Kontrolle haben. Selbst wenn das bedeutet, dass Sie etwas weniger Zeit für Ihre eigene Arbeit haben.
Ich hoffe, dass Ihnen diese Tipps dabei helfen, Ihre Projekte immer rechtzeitig fertigzustellen.