To-Do-Liste: Die guten Vorsätze fürs neue Jahr

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Wie zu jedem Jahresende beginnt in diesen Tagen jeder, sich gute Vorsätze fürs neue Jahr zu setzen: Sie bestehen aus unseren Wünschen, unseren Erwartungen, aus dem, was wir uns erhoffen, und aus dem, was wir tun wollen.
Und dann machen wir uns voller Entschlossenheit daran, das alles auf unzähligen To-Do-Listen festzuhalten. Neben den guten Vorsätzen gibt es außerdem noch die Liste für den Einkauf für das große Abendessen an Silvester oder für das Weihnachtsessen, die Geschenkelisten, Listen auf Amazon, Listen in anderen Onlineshops und Listen von Dingen, die wir bei der Arbeit noch erledigen müssen…
Wir könnten den gesamten Beitrag damit ausfüllen, eine Liste von Listen aufzustellen, die jeder im Durchschnitt erstellt.

Es ist aber auch wirklich hilfreich zur Verwaltung seiner Arbeit die Dinge, die man noch zu erledigen hat, auf Listen festzuhalten. So tun es Unternehmen und Freiberufler, Hausfrauen und Studenten, unsere Großmütter und auch Wissenschaftler. Sie sind ein ausgezeichnetes Instrument, das dazu dient, alles, was man nur schwer im Gedächtnis behalten kann, abzuladen, und die Aufgaben entsprechend ihrer Fälligkeit, Priorität und so weiter zu organisieren.

To-Do-Listen sind folglich ein nützliches Instrument zur Verwaltung unserer Zeit (d. h. für unser Zeitmanagement). Ohne Listen handeln wir kurzsichtig, was kurz zusammengefasst bedeutet, dass wir keine klare Vision von dem haben, was wir tun und was wir damit erreichen wollen. Listen sind nicht – wie manch einer denken könnte – ein Zeichen für schlechte Planung, sondern ganz im Gegenteil ein einfaches und doch effizientes Instrument, das jeder aufmerksamen Planung zu Grunde liegt.
Doch welche sind die gängigsten Instrumente oder Methoden zur Erstellung von To-Do-Listen?

 1. GTD – Getting Things Done

Als Vater aller Listen revolutionierte Dave Allen durch sein Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ mit einem einfachen Instrument, das allen zur Verfügung steht, das Zeitmanagement auch in großen Unternehmen.
Die Selbstmanagement-Methode, die Allen Managern und Fachkräften vermittelt, heißt „Getting Things Done“ (GTD) und basiert im Großen und Ganzen auf der Rotation von Zielen, auf Planung und auf der Aufteilung von Aufgaben in kleinere Unteraufgaben.

https://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
https://gettingthingsdone.com/ 

2. Action Method

Diese Methode wurde von den Gründern des Netzwerks Behance entwickelt, das allen Kreativen bestens bekannt ist und inzwischen zu Adobe gehört. Die Methode basiert auf dem Management und der Organisation mit Hilfe von Blöcken und Notizbüchern, die klug entworfen und auf dem Schreibtisch schön anzusehen sind und außerdem dazu anregen, die Instrumente des „Visual Thinking“ konsequent einzusetzen.
Weitere Informationen finden Sie auf https://actionmethod.com/

Foto AM_GROUP_FA_web_2024x.jpg
ActionMethod.com

3. Das Autofocus-System

Wenn Ihnen die GTD-Methode gefällt, könnte Ihnen auch diese Variation (oder Weiterentwicklung) der Thematik hilfreich sein. Dieses von Mark Forster entwickelte System ist verblüffend simpel und besteht darin, seine Aufgabenliste immer wieder durchzulesen und dadurch durch sein Gefühl festzustellen, welche Aufgabe als Nächstes erledigt werden muss.

Wenn Sie mehr über dieses System erfahren möchten: https://markforster.squarespace.com/german/

4. Blöcke und Post-Its

Dies ist die simpelste Methode. Man organisiert jede Woche seine Aufgaben auf Zetteln oder Post-Its, die man ausbreiten oder übersichtlich auf seinem Kalender anbringen kann.
Wie oft sieht man Büroräume mit der berüchtigten Planungswand, die mit gelben und rosafarbenen Haftnotizen gefüllt ist?
Die Post-Its werden dann je nach Ausführungsstatus auf der Wand neu positioniert.

Das wäre eine tolle Gelegenheit, schöne Blöcke für To-Do-Listen drucken zu lassen.
Erstellen Sie hier einen Kostenvoranschlag.

https://www.pentreath-hall.com/inspiration/2013/07/16/the-real-way-of-doing-things/
Foto Planungswand „In den Büroräumen des australischen Unternehmens Brickworks“

5. Apps

Seit es Smartphones gibt, haben wir unsere To-Do-Listen auf intelligente Weise immer bei uns. Wir können sie mit Kalendern oder E-Mail-Programmen verknüpfen und es gibt spezielle Apps, die allein der Erstellung und Nutzung von Listen dienen. Angefangen bei Projektmanagement-Programmen wie Asana oder Trello, über Apps zur Notizenverwaltung wie Evernote oder Google Documents, bis hin zu Anwendungen zur Verwaltung von To-Do-Listen wie:
Wunderlist, die wahrscheinlich bekannteste App, Get It Done, die offizielle App zur GTD-Methode, die lustige App „Remember the Milk“ und außerdem Google Keep, Microsoft To-Do, Any.do, Producteev, Todoist, Things und viele weitere Apps, die sich häufig durch die Art des Listen- und Aufgabenmanagements unterscheiden oder aufgrund der Einfachheit des Tools allein durch das Design der Benutzeroberfläche.

Doch sind Listen wirklich so wichtig und effizient?

Diese Frage stellen sich viele, stellt das Erstellen von Listen an sich ja schon eine weitere Aufgabe dar. Zudem sind die Listen häufig so lang und umfangreich, dass sie uns unendlich erscheinen und frustrieren können.
Das führt wiederum zur Prokrastination, d. h. zum Aufschub der wichtigsten Aufgaben zu Gunsten der weniger wichtigen, die sich einfacher erledigen lassen. Zur effizienten Verwendung von Listen muss man eine gute Methode entwickeln: Deshalb empfehlen wir, die hier vorgestellten Techniken näher zu betrachten und sich diese anzueignen, um nicht von unendlich langen To-Do-Listen überwältigt zu werden.

Zwanghaften Listenerstellern kann es zudem Freude bereiten, eine Liste von Dingen zu erstellen, die man NICHT tun muss, d. h. lernen, die anstehenden Aufgaben auszusortieren und zu ordnen: verworfene Ideen, nebensächliche oder ineffiziente Aufgaben, Dinge, die man nur aus Pflicht oder Gewohnheit erledigt, die aber nicht effizient sind, sehr unangenehme Aufgaben und so weiter. Diese Art von Liste erleichtert nicht nur unseren Geist, sondern befreit uns auch von dem Druck, immer alles erledigen zu müssen. Das gilt auch für den Urlaub.

Denn das Geheimnis der To-Do-Listen besteht darin, dass sie irgendwann zu Ende gehen und dass wir die Zeit danach nicht damit verbringen sollten, sofort die nächste Liste zu erstellen, sondern uns eine wohlverdiente Auszeit zu gönnen!

Wenn Ihnen keine Ideen einfallen, können Sie unsere für Sie erstellten „To Do Lists“ herunterladen und ausdrucken.

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